Spåkulan är en kraftfull och kreativ övning för team som arbetar med projektplanering. Föreställa dig att projektet ni arbetar med, i framtiden kommer att ha misslyckats totalt. I övningen får projektteamet arbeta tillsammans för att identifiera orsakerna till det här misslyckandet och ta fram strategier för att undvika de identifierade riskerna.
Spåkulan bygger på Premortem-analysen, som introducerades av psykologen Gary Klein. Premortem är en metod som används för att förbättra beslutsfattandet och riskhanteringen i projekt genom att identifiera problem innan de inträffar – en slags omvänd post-mortem-analys.
Varför använda Spåkulan?
Att planera för misslyckande kan låta pessimistiskt, men det är ett effektivt sätt att:
- Identifiera dolda risker och förbiseenden.
- Få HELA teamets samlade insikter på bordet. Ofta håller många projektdeltagare sin oro för sig själva för att inte verka pessimistiska Övningen blir en frizon för att lufta de tankar som gnager.
- Förbättra kommunikation och samarbete kring riskhantering. När väl korten är på bordet finns möjlighet att prata om vägar för att hantera risk på ett öppet sätt.
Steg-för-steg-guide till Spåkulan
- Måla upp scenariot. Börja mötet med att be deltagarna föreställa sig att projektet har misslyckats totalt fem år framåt i tiden. Förklara att övningens mål är att förstå varför detta kan ha skett.
- Brainstorma misslyckanden. Låt deltagarna skriva ner alla tänkbara orsaker till misslyckandet, stora som små. Uppmuntra kreativitet och bortse från hur sannolika eller osannolika dessa scenarion kan verka.
- Kategorisera riskerna. När ni har en lista med idéer, sortera dem i kategorier som exempelvis:
- Strategiska risker (felaktiga mål eller bristande användarcentrering).
- Operativa risker (resursbrist eller dålig kommunikation i teamet).
- Tekniska risker (buggar, dålig prestanda, fel teknikval).
- Prioritera riskfaktorer. Identifiera vilka risker som är mest sannolika att inträffa och vilka som kan få störst påverkan om de inträffar. Använd verktyg som en matris för sannolikhet och konsekvens.
- Utveckla åtgärdsplaner. För varje högprioriterad risk, identifiera förebyggande åtgärder och beredskapsplaner. Detta kan inkludera användningstester, kontinuerlig feedback från användare eller bättre resurshantering.
- Dokumentera och agera. Sammanställ era insikter och integrera dem i projektplanen.
Studier har visat att Premortem-tekniken kan öka teamets förmåga att identifiera risker med upp till 30%. Det är ett enkelt men effektivt sätt att skapa en kultur av proaktiv problemlösning och förbättrad riskhantering.
Ett exempel: Spåkulan i praktiken
Föreställ er ett team som arbetar med att lansera en ny digital produkt. Under övningen identifierar teamet flera potentiella risker:
- Produkten är inte tillräckligt säker (risk för bedrägerier eller intrång).
- Det finns osäkra faktorer i viss funktionalitet som kan fördröja projekttiden (budget- eller tidsbrist)
- Arbete i silos leder till att projektets insatser inte är samordnade (kommunikationsproblem)
Insikter som kan leda till konkreta åtgärder. Som att inkludera bättre autentisering, bygga teknisk Proof och Concept för viss funktionalitet och etablera kommunikationskanaler mellan inblandade team.
Vill du prova?
Planera in Spåkulan i ditt nästa teammöte och se hur mycket kraft det finns i att möta framtida utmaningar redan idag!