Så bygger du en HR-AI-assistent åt ditt företag

Många företag har redan börjat experimentera med AI för att effektivisera arbetet. Att låta AI hantera återkommande frågor kring anställningsvillkor, ledighet, policyer och andra interna riktlinjer skapar nytta från dag ett. Här kommer vi att gå igenom allt du behöver veta för att komma igång med förarbete och uppsättning av er egen HR-assistent.

Bra förberedelser ger bra innehåll

Alla svar som AI:n ger baseras på den information den får tillgång till. Därför behöver ni börja med att inventera de interna dokument som finns idag. Det kan vara personalhandböcker, policyer, rutiner för frånvaro, internutbildningar, förmånsbeskrivningar, onboarding-material, avtal och mallar. Ju mer samlat och uppdaterat innehållet är, desto bättre svar kommer AI:n kunna ge.

Det är också viktigt att gå igenom kvaliteten på texterna. Om dokumenten är skrivna med juridiskt eller styltigt språk blir det svårt för AI:n att ge begripliga svar. Gå igenom och omformulera texter där det behövs. Det är också bra att fundera över vad som är lämpligt att låta AI:n besvara. Information som innehåller personuppgifter eller känsliga detaljer bör de exkluderas eller ges restriktiv tillgång till genom rättighetshantering.

Samla allt relevant material, till exempel:

• Personalhandbok
• Policys (t.ex. semester, sjukfrånvaro, distansarbete)
• Avtal, riktlinjer och mallar
• Vanliga frågor och svar

Säkerställ innehållets kvalitet

• Uppdatera gamla texter
• Tydliggör otydliga formuleringar
• Strukturera om dokument för bättre läsbarhet

Klassificera känslighet och bestäm vad som får vara sökbart

• Allmänt: Ja (t.ex. policy för ledighet)
• Personuppgifter eller lönespecifika detaljer: Nej, eller med särskilt skydd

Teknisk uppsättning

När innehållet är på plats är det dags att välja en teknisk lösning. Det finns flera vägar att gå. Vissa företag använder generativa AI-tjänster som ChatGPT Enterprise, medan andra väljer integrationslösningar som Microsoft Copilot eller tredjepartsverktyg som är specialiserade på HR. Vi har byggt vår egen lösning mbpai för att vi gillar att ha koll på var datan lagras och hur den delas.

Strukturera, ladda upp dokumenten och träna AI:n på er egen data

• Använd metadata, taggar och tydliga rubriker i dokumenten.
• Låt AI:n förstå vad era begrepp betyder (t.ex. "friskvård" eller "flex")
• Lägg in exempel på vanliga frågor
• Testa och finjustera svar baserat på feedback

Träning, avgränsning och kontroll över svaren

En viktig del i att bygga en pålitlig HR-AI är att säkerställa att den bara svarar när det faktiskt finns ett underlag. Till skillnad från öppna AI-tjänster som är tränade på stora mängder generell data, bör era interna assistent begränsas till att bara använda era egna källor. AI:n ska inte gissa, fylla i eller spekulera när den inte hittar svaret utan istället meddela att informationen saknas eller be användaren att kontakta HR.

Ni bör också tänka igenom tonalitet och kreativ frihet. I ett HR-sammanhang är det ofta viktigare med tydlighet, konsekvens och neutralitet än med personlighet eller kreativt språk. Genom att justera promptdesign, systemmeddelanden och svarsmallar kan man styra både tonen och graden av variation i svaren, så att kommunikationen känns professionell och i linje med företagets interna röst.

Att göra AI:n tillgänglig för medarbetarna

När systemet är klart måste det göras enkelt för medarbetarna att använda det. En AI-assistent blir värdefull först när den finns i de sammanhang där frågor uppstår. Det kan vara via intranätet, integrerat i Teams eller Slack, eller som en sökbar widget i företagets interna HR-portal. 

Konkreta användningsområden och affärsnytta

I praktiken innebär er egen HR-AI att era medarbetare kan få svar på frågor om till exempel semesterregler, VAB, flextid, arbetsmiljö eller pensionsvillkor dygnet runt och på i princip alla språk. AI:n blir ett komplement till HR-avdelningen och cheferna, som kan fokusera på mer komplexa frågor. För organisationer som är vana vid att kommunicera mycket via mejl eller har omfattande personalhandböcker kan det bli ett riktigt lyft att en del av HR är en sökbar kunskapsdatabas med AI-stöd. 

Men glöm inte bort säkerheten

Alla AI-lösningar som hanterar intern information måste ha tydlig åtkomstkontroll, versionshantering och skydd mot att felaktig information sprids. Testa löpande och utvärdera svaren för att upptäcka missförstånd eller feltolkningar. AI:n är ett stöd, inte en beslutsfattare.

Med rätt planering, tydligt innehåll och en genomtänkt implementation kan en AI-assistent för HR snabbt bli en tillgång i både små och stora organisationer och skapa nytta för alla anställda, både de som frågar och de som svarar.

Och med det sagt vill vi gärna passa på att puffa för vår egen lösning. Vi har tagit fram mbpai för att göra det möjligt för fler att låta hela organisationen använda en smart, trygg AI-lösning, anpassad för vår svenska verklighet och GDPR. Läs mer på mbpai.se